Nuestras políticas

Política Integral HSEQ

COPOWER LTDA, es una empresa fundamentada profesional y técnicamente para prestar los servicios de diseño, montaje, operación y mantenimiento de centros de generación de energía a gas ó diésel, sistemas de generación fotovoltaicos, proyectos EPC, pruebas eléctricas, proyectos oíl y gas, mantenimiento de turbogeneradores, O&M a centrales de generación, interventoría y puesta en servicio de proyectos mecánicos, eléctricos y de telecomunicaciones; orientados a asegurar las soluciones de las necesidades de sus clientes, apoyándose en proveedores calificados y personal competente.

Está comprometido con el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole vigentes aplicables a la actividad económica de la empresa, Seguridad, Salud en el trabajo, Energía y Medio Ambiente, igualmente con la identificación y eliminación de los peligros, evaluación, valoración y reducción de los riesgos a los que están expuestos los trabajadores, proveedores, subcontratistas y demás grupos de interés, proporcionando condiciones de trabajo seguros y saludables estableciendo controles eficientes para la prevención de daños a la propiedad, accidentes de trabajo, lesiones personales, enfermedades laborales, promoción de la calidad de vida laboral, además de prevenir la contaminación, uso eficiente de la energía, proteger el medio ambiente y demás impactos socio-ambientales negativos derivados por las operaciones de la compañía. Apoyo a las actividades de diseño y la adquisición de productos y servicios en marco a la mejora del desempeño energético.

La Alta Gerencia apoya la consulta y participación de sus trabajadores y sus representantes, así mismo se compromete a disponer los recursos financieros, técnicos y logísticos necesarios para implementar, mantener y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el trabajo, Energía, Ambiente y Responsabilidad social empresarial logrando el crecimiento, efectividad y rentabilidad de la Organización.

Política de seguridad física

COPOWER LTDA se compromete con la protección de su personal, clientes, familiares, la información y activo de la empresa , creando y actualizando constantemente las estrategias que permitan minimizar los riesgos de extorsión y secuestro de su personal y así garantizar la continuidad del negocio y de las operaciones para de esta forma generar confianza en los clientes y partes interesadas, minimizando las pérdidas y potencializando los procesos internos para cumplir a satisfacción a las necesidades de nuestros procesos y lograr su total conformidad.

Política de seguridad vial

COPOWER LTDA es una empresa fundamentada profesional y técnicamente para prestar los servicios de diseño, montaje, operación y mantenimiento de centros de generación de energía a gas ó diésel, sistemas de generación fotovoltaicos, proyectos EPC, pruebas eléctricas, proyectos oíl y gas, mantenimiento de turbogeneradores, O&M a centrales de generación, interventoría y puesta en servicio de proyectos mecánicos, eléctricos y de telecomunicaciones; orientados a asegurar las soluciones de las necesidades de sus clientes, apoyándose en proveedores calificados y personal competente.

COPOWER, se compromete a establecer actividades de promoción y prevención de siniestros en vía pública y dentro de las instalaciones propias y de las empresas contratantes. Conscientes de la importancia de la seguridad vial se cuenta con vehículos propios para el desarrollo de las operaciones y la prestación de servicios. Todos los trabajadores directos y contratistas son responsables en la participación de las actividades que desarrolle la empresa con el fin de disminuir la probabilidad de ocurrencia de accidentes que puedan afectar la integridad física, mental y social del personal directo, contratistas, la comunidad en general y el medio ambiente. En virtud del riesgo vial y para dar cumplimiento con este compromiso, la organización se basa en los siguientes lineamientos:

  • Cumplir con la reglamentación establecida en seguridad vial, tránsito, transporte y en el Código Nacional de Tránsito Terrestre según la Normatividad vigente local, Nacional y otros aplicables que se enmarca en principios de seguridad, calidad, la preservación de un ambiente sano y la protección del espacio público.
  • Gestionar adecuadamente los desplazamientos laborales y los trayectos en itinere para los colaboradores y/o contratistas que por la naturaleza misma del trabajo deben realizar labores de conducción.
  • Vigilar la responsabilidad del personal directo y contratista en el mantenimiento preventivo y correctivo, con el objeto de mantener un desempeño óptimo de sus vehículos, estableciendo las medidas de control, informando oportunamente cualquier falla y/o falencia de estos para evitar la ocurrencia de accidentes que puedan generar daños al individuo o a terceros.
  • Establecer estrategias de concientización para el personal, a través de capacitaciones de orientación a la prevención del siniestro vial en desplazamientos en itinere y desplazamientos laborales
  • Respetar las señales de tránsito vehicular y emergencias que permitan la adopción de conductas proactivas frente al manejo defensivo.
  • Los trabajadores directos y contratistas son responsables de la aplicación de las disposiciones establecidas y divulgadas por la Organización, en sus procedimientos de seguridad.
  • La identificación continua de los riesgos y condiciones de las vías, estableciendo las medidas de control a implementar y los que se puedan presentar en el momento de realizar desplazamientos laborales y los trayectos en itinere.
  • Desarrollar y mantener los programas de gestión de riesgos como la velocidad segura, cero tolerancia a la conducción bajo los efectos del alcohol y sustancias psicoactivas, prevención de fatiga y de distracción, protección de actores viales vulnerables; así como la identificación de riesgos críticos, factores de desempeño del PESV y otros relacionados con los riesgos de la organización necesarias para la operación segura de cualquier tipo de vehículo.
  • La empresa destinará los recursos financieros humanos, y técnicos necesarios para dar cumplimiento a la presente política y la mejora continua de la gestión de seguridad vial y de igual manera impondrá las medidas disciplinarias a que haya lugar ante la desobediencia de la misma. COPOWER LTDA, en su política de seguridad vial ha definido compromisos y mecanismos para asegurar un comportamiento seguro en la vía por parte de los trabajadores de la organización, además ha estructurado nuevas directrices de regulación en la conducción que deben ser cumplidas por todos sus trabajadores.

Política de Prevención Laboral, Discriminación y Acoso sexual

COPOWER LTDA se compromete a promover y proteger los Derechos Humanos, así como el respeto por el cumplimiento de la legislación colombiana, fomentando ambientes de trabajo seguros, inclusivos, respetuosos y libres de acoso laboral, acoso sexual laboral, discriminación, violencia y cualquier conducta que afecte la integridad física o mental, a través de relaciones laborales sanas enmarcadas en la dignidad de la persona, la promoción de la salud, ambientes agradables, armoniosos y adecuados, conformando el comité de convivencia laboral, estableciendo procedimientos de investigación y atención a quejas, denuncias de casos de acoso que se presente durante el desarrollo de las actividades ejecutadas por la organización. Se mantiene una política de cero tolerancias frente a estas conductas y promueve relaciones laborales basadas en el respeto, la equidad, la inclusión, la comunicación asertiva y la sana convivencia.

El personal de COPOWER LTDA, tiene derecho a laborar en un entorno libre de violencia, discriminación, donde se proteja la honra, la dignidad, el buen nombre, la intimidad y la salud mental. Las conductas que constituyan discriminación, acoso laboral, sexual u otras que se puedan considerar como hostigamiento, coerción ó alteración; son totalmente inaceptables, contrarias a las normas y reglamentos de la compañía.

COPOWER LTDA, está comprometido a promover entre sus colaboradores ambientes de sana convivencia, que prevengan, minimicen o mitiguen las conductas de acoso laboral, acoso sexual, discriminación por raza, etnia, color de piel, nacionalidad, discapacidad, condición social, edad, religión, la violencia basada en genero contra las mujeres y personas con identidades y/o orientaciones sexuales diversas en el ámbito laboral acorde a la normatividad colombiana vigente ó las que la modifiquen. Así mismo, la empresa se compromete a establecer actividades que promuevan el trabajo en condiciones dignas y justas; la armonía entre quienes comparten vida laboral, proteger la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de las personas en el trabajo.

COPOWER LTDA dispone de mecanismos seguros, confidenciales e imparciales para la recepción, gestión y atención de quejas o denuncias relacionadas con presuntos casos de acoso laboral, discriminación y acoso sexual laboral, de conformidad con lo establecido en el Procedimiento PR-HSE-027 “Procedimiento para la Prevención y Atención de Casos de Acoso Laboral, Discriminación y Acoso Sexual Laboral”. Para los casos de acoso laboral y discriminación, los reportes podrán realizarse ante el Comité de Convivencia Laboral a través del correo electrónico convivencialaboral@copower.com.co. Para los casos de acoso sexual laboral, los reportes deberán realizarse ante el área de Gestión Humana mediante el correo electrónico coordinacionadmin@copower.com.co.

Esta política aplica a todos los trabajadores, contratistas, aprendices, practicantes, proveedores, clientes y demás partes interesadas que mantengan relación con COPOWER LTDA y es de obligatorio cumplimiento en todos los centros de trabajo y proyectos donde la organización desarrolle sus actividades.

Política No Drogas, alcohol y tabaquismo

COPOWER LTDA se compromete a proporcionar a sus empleados un ambiente laboral seguro que esté libre de los efectos de las drogas ilegales, del alcohol y el tabaquismo. Además, se implementará un programa de concientización para enseñar a los empleados los peligros del abuso y la adicción a cualquier sustancia y sobre la forma de enfrentar este reto a nuestra productividad, nuestra salud y nuestra seguridad.

La distribución, posesión o uso ilegal, o estar bajo la influencia de drogas ilegales o de alcohol en el trabajo o en las instalaciones de la empresa está prohibido, y quién lo realizare será pasible de despido con causa, excepto en casos de uso individual de drogas o medicamentos recetados, legalmente obtenidos y el consumo de bebidas alcohólicas relacionado con un evento autorizado en las instalaciones de la empresa.

Todos los empleados están sujetos a pruebas cuando sea aparente que se encuentran bajo la influencia de drogas o alcohol durante el trabajo, o cuando tenemos alguna otra razón para creer que el empleado está violando la política.

La empresa tomará las acciones disciplinarias necesarias en caso de incumplimiento a la presente política y las sanciones establecidas en la normatividad legal vigente, según las disposiciones penales y administrativas para sancionar la conducción bajo el influjo del alcohol u otras sustancias psicoactivas y realizara acciones que propendan a la mejora continua de los trabajadores, también se realizarán pruebas de consumo de alucinógenos de acuerdo a la necesidad e indicaciones de la empresa.

Politica SAGRILAFT

COPOWER LTDA, es una empresa líder orientada en brinda soluciones energéticas efectivas, prestando los servicios de diseño, montaje, operación y mantenimiento de centros de generación de energía a gas o diésel, sistemas de generación fotovoltaicos, proyectos EPC, pruebas eléctricas, proyectos oíl y gas, mantenimiento de turbogeneradores, O&M a centrales de generación, interventoría y puesta en servicio de proyectos mecánicos, eléctricos y de telecomunicaciones. De acuerdo con los lineamientos, orientaciones y aspectos que hacen parte del sistema para su autorregulación y gestión del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) y como parte integral de la gestión del riesgo, se establecen las siguientes políticas:

  • Adoptar el presente sistema de autocontrol y gestión de riesgo LA/FT que le permita a la compañía prevenir que en sus relaciones de negocio sea utilizada como medio para la comisión de delitos de lavado de activos o para la financiación del terrorismo.
  • No se establecerá ninguna relación de negocio o de cualquier otro tipo con personas naturales o jurídicas incluidas en listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional (Lista de las Naciones Unidas –ONU), o en lista SDNT´S –Specially Designated Narcotics Traffickers, emitida por la Oficina de Control de Bienes Extranjeros (Office of Foreign Assets Control -OFAC) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos, o aquellas otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo y que puedan estar dentro del alcance de COPOWER LTDA. para su verificación.
  • COPOWER LTDA. no establecerá ninguna relación de negocio o de cualquier otro tipo con personas natural o jurídica, representante legal, miembros de junta directiva, accionista o asociados que tengan el 5% o más del capital social, aporte o participación, incluida en listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional (Lista de las Naciones Unidas –ONU), lista SDNT´S -Specially Designated Narcotics Traffickers, emitida por la Oficina de Control de Bienes Extranjeros (Office of Foreign Assets Control -OFAC) del departamento del Tesoro de los Estados Unidos, o aquellas otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo que no pueda mitigarse con la adopción de controles.
  • En el evento en que se efectúen contratos de asociación, adquisiciones, alianzas, convenios o cualquier tipo de negocio jurídico, se debe identificar la contraparte y la actividad económica que esta desarrolla, a fin de verificar la información necesaria para prevenir el contagio del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo. Para las decisiones de inversión o asociación se tendrá en cuenta los criterios de ética respecto a la normatividad y manejo del riesgo de lavado de activos y la financiación del terrorismo.
  • Es deber del Representante Legal, asegurar el cumplimiento de las normas encaminadas a prevenir y detectar el LA/FT, con el propósito de proteger la imagen y la reputación en todas las actividades y operaciones realizadas.
  • El oficial de cumplimiento deberá rendir informes a la junta directiva, en forma semestral, sobre la implementación, desarrollo y avances del sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT.
  • Todos los trabajadores de COPOWER LTDA. deben comunicar al jefe inmediato y al oficial de cumplimiento las operaciones inusuales, intentadas o sospechosas que puedan estar vinculadas a actividades de origen ilícito de las que se tenga conocimiento, con ocasión del cargo, rol o funciones, a través de los mecanismos utilizados para tal fin.
  • Los trabajadores no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que se han reportado a la UIAF y de las solicitudes que hagan las autoridades competentes, y deberán guardar reserva sobre dicha información.
  • COPOWER LTDA., evitará establecer relaciones comerciales con proveedores o clientes (personas naturales o jurídicas) que tengan negocios cuya naturaleza dificulte la verificación de la transparencia de la actividad, procedencia de los recursos o que se rehúsen a facilitar la información y la documentación requerida.
  • Todo contrato que sea celebrado con clientes, proveedores, aliados estratégicos, o cualquier tercero vinculado con COPOWER LTDA., deberá contener cláusulas de compromiso de transparencia, de buenas prácticas y de cumplimiento de las normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
  • Los trabajadores que se relacionen de manera directa con cualquiera de las contrapartes deben asegurarse que se cumplan las políticas y procedimientos establecidos y se suministre toda la información requerida de acuerdo con las características del contrato de que se trate, asegurándose de documentarla según las directrices establecidas.
  • Todos los trabajadores deberán guardar reserva de aquella información que haya sido reportada a las autoridades competentes, así como la información utilizada para el análisis de operaciones inusuales y sospechosas en caso de presentarse.
  • Los trabajadores, sin excepción, se comprometen con COPOWER LTDA. a participar en los programas de capacitación que, sobre el sistema de prevención y autocontrol del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, se lleven a cabo al interior de COPOWER LTDA.
  • COPOWER LTDA., prestará apoyo y colaboración a las autoridades competentes a fin de suministrarles, de acuerdo con las formalidades legales, la información que requieran para el desarrollo de sus investigaciones.
  • Todas las actividades de negocio y los contratos celebrados con COPOWER LTDA., deberán contener los documentos y soportes que los evidencien. Estos documentos deberán contener los datos previamente establecidos como fecha, valor, descripción, autorización, entre otros.
  • Actualizar modelo del sistema de gestión de riesgo adoptado, en cuanto a la identificación de nuevos factores de riesgo, o nuevos escenarios de riesgo de LA/FT, que por la ejecución del objeto social puedan exponer a la compañía.
  • Se prohíbe la realización de actividades, negocios o contratos sin que exista el respectivo soporte interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
  • La prevención, detección y monitoreo de LA/FT abarca todas las operaciones realizadas por COPOWER LTDA.; así como de aquellos bienes y servicios que demande para el desarrollo normal de su actividad.
  • La información suministrada por proveedores/contratistas deberá ser actualizada mínimo una vez al año, con el propósito de conocer los posibles cambios en su actividad y en su información financiera.
  • El incumplimiento de lo dispuesto en la presente política traerá como consecuencia la aplicación de las sanciones contempladas en el reglamento interno de trabajo, en el contrato de trabajo y en el código de ética y conducta.

Politica de ética corporativa

COPOWER Ltda., es una empresa fundamentada profesional y técnicamente para prestar los servicios de diseño, montaje, operación y mantenimiento de centros de generación de energía a gas ó diésel, sistemas de generación fotovoltaicos, proyectos EPC, pruebas eléctricas, proyectos oíl y gas, mantenimiento de turbogeneradores, O&M a centrales de generación, interventoría y puesta en servicio de proyectos mecánicos, eléctricos y de telecomunicaciones.

En las actividades laborales pueden darse diversas situaciones que generan conflicto en los modos de proceder ó actuar, he aquí donde la ética corporativa juega un papel transcendental como conjunto de normas, valores y modos de actuar que integran la cultura de una empresa, por tal razón esta política se construye y se orienta hacia la solución de este tipo de situaciones.

En conjunto con la aplicación de los valores corporativos: Compromiso, Sentido de pertenencia, Trabajo en equipo y Respeto; todo el equipo de COPOWER, debe cumplir con las normas básicas que integran esta política.

Por tanto, las prácticas, compromisos y lineamientos éticos que se promueven se enfocan en:

  • La protección y mantenimiento de los activos y recursos de la empresa, sin obtener beneficios personales.
  • Lugares de trabajo que brindan un entorno laboral libre de todo tipo de acoso y discriminación ilegal.
  • La actuación de forma ética, con integridad y responsabilidad.
  • El buen trato hacia los demás con profesionalismo, dignidad y respeto.
  • Tratar a las personas y al entorno con respeto.
  • El respeto y preservación del entorno natural y los recursos medioambientales para alcanzar un desarrollo sostenible.
  • El cumplimiento de las leyes, reglamentaciones, políticas y normas de la empresa en cuanto a seguridad, salud y medio ambiente.
  • El respeto de todas las leyes pertinentes que establecen un salario mínimo para el personal.
  • La protección de la seguridad y la confidencialidad de los datos de identificación personal y de la empresa.
  • La protección de la privacidad y la seguridad de cualquier información personal que se recopile, almacene, transmita, comparta o desechen.
  • La negociación de manera justa y honesta con los clientes, proveedores y socios comerciales.
  • Cero tolerancias frente a los actos de represalias por cualquier actividad legalmente protegida frente a alguien que de buena fe informe o participe en una investigación.
  • La aceptación de aquellos compromisos y promesas que se puedan cumplir.
  • El cumplimiento de los requisitos éticos y legales en los acuerdos con clientes.
  • El cumplimiento con las leyes que prohíben el tráfico de personas, el trabajo infantil y el trabajo forzado.
  • El desarrollo de negocios por propio mérito y la no participación en prácticas comerciales corruptas como soborno o extorsión.
  • La entrega de servicios con calidad, cumplimiento de requisitos legales y contractuales.
  • Mantener registros financieros de manera exacta, completa y a tiempo.
  • El respeto hacia los derechos de propiedad intelectual de terceros.
  • La promoción de la apertura y la equidad en la competencia.
  • El desarrollo y mantenimiento de relaciones adecuadas con terceros.
  • La honestidad en intercambios de información.
  • Suministrar información confiable y precisa, y respaldar las prácticas de divulgación pertinentes.
  • El logro de un impacto positivo en las comunidades donde se tiene operación de los diferentes centros de trabajo.
  • Poner en conocimiento de la empresa, a través de los canales definidos para ello y de buena fé, las situaciones que impliquen una actuación en contra de las definiciones de esta Política.

La presente política se divulgará a todos los colaboradores de Copower, Proveedores, Alta Gerencia y Directores, y se actualizará de acuerdo con los cambios organizacionales, disposiciones legales u otros aspectos que puedan afectar los lineamientos aquí descritos. Esta política será publicada en el sitio web de COPOWER.

 

Política de desconexión laboral

COPOWER LTDA, es una empresa fundamentada profesional y técnicamente para prestar los servicios de diseño, montaje, operación y mantenimiento de centros de generación de energía a gas o diésel, sistemas de generación fotovoltaicos, proyectos EPC, pruebas eléctricas, proyectos oíl y gas, mantenimiento de turbogeneradores, O&M a centrales de generación, interventoría y puesta en servicio de proyectos mecánicos, eléctricos y de telecomunicaciones; orientados a asegurar las soluciones de las necesidades de sus clientes, apoyándose en proveedores calificados y personal competente.

En cumplimiento de su deber legal y a la Ley 2191 de 2022 ó las normas que la modifiquen, se establecen los siguientes lineamientos con el propósito de garantizar la desconexión laboral:

  1. La desconexión laboral inicia, una vez el colaborador ha finalizado la jornada laboral pactada o ha iniciado el disfrute del periodo de licencia, vacaciones, permisos, etc.
  2. Los colaboradores tendrán derecho a disfrutar de los periodos de descanso, licencias, permisos, vacaciones, esto, con el fin de que pueda gozar de dichos espacios con su familia, amigos y esparcimiento personal.
  3. Una vez finalizada la jornada laboral o iniciado el periodo de permiso, licencia y/o vacaciones, el colaborador no se encuentra en la obligación de atender llamadas, mensajes, correos, etc., siempre y cuando, no se trate de un hecho URGENTE, GRAVE, DE FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO, en el cual se requiera de la atención por parte del trabajador, con el fin de que el buen funcionamiento de la Empresa no se vea afectado.
  4. Aquellos colaboradores que desempeñan cargos y/o funciones, que tienen la calidad de dirección, confianza y manejo, se encuentran exentos de la regulación de la jornada máxima legal, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 162 del C.S.T., por tanto, también se encuentra incluido, dentro de las excepciones de aplicación de la ley 2191 de 2022, que trata sobre desconexión laboral.
  5. Todo trabajo suplementario o de horas extras, dominicales o festivos, debe ser debidamente autorizado por la Empresa.

Para la presentación y el trámite de quejas frente a la vulneración del derecho a la desconexión laboral que garantice el debido proceso e incluya mecanismos de solución del conflicto y verificación del cumplimiento de acuerdos alcanzados y de la cesación de la conducta se debe:

Presentar la queja por parte del colaborador que considere vulnerado su derecho de desconexión laboral, el cual podrá ser presentado a través del correo electrónico o de forma escrita o ante el Comité de Convivencia Laboral (convivencialaboral@copower.com.co), mediante los canales dispuestos para tal fin.

La queja debe ser clara y precisa donde se definan las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que se efectuó la presunta vulneración del derecho de desconexión laboral y si el colaborador presuntamente afectado, cuenta con pruebas, deberá anexarlas.

Para el trámite de la queja, será recibida y atendida por el personal encargado y deberá ser analizada y subsanada en un término no superior a ocho días hábiles.

Copower adicionalmente ha establecido como mecanismo para reporte de quejas incumplimiento a esta política, ya sea a nombre propio o anónimo, el correo diradministrativa@copower.com.co, desde donde se realizará el trámite garantizando el debido proceso para solución del conflicto y cesación de la conducta.

Descargar: Política para el uso de los vehículos Descargar: Reglamento de HSSY

Política de tratamiento de datos

COPOWER LTDA procesa información y datos personales para las actividades misionales y de apoyo de acuerdo con su objeto social. La Compañía es una empresa comprometida con la protección de la información de los titulares de todo dato personal contenido en sus bases de datos, de acuerdo con los parámetros establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Para lo anterior, la Compañía pone a disposición de los titulares de Datos Personales (los “Titulares”) la presente Política de Tratamiento de Información (la “Política”), que tiene como fundamento lo siguiente:

  • Que los Titulares conozcan las formas de tratamiento y las finalidades a las que serán sometidos sus datos personales, al otorgar su consentimiento previo, libre, informado y expreso.
  • Que los Titulares conozcan los derechos que les asisten y la forma de ejércelos.
  • Que los Titulares conozcan las prácticas y políticas de la Compañía en materia de protección de datos personales, para lo se han establecido unos procesos y unos delegados cuyo propósito es garantizar los derechos de los Titulares.mercado, fundada desde el 2001; cuya trayectoria se caracteriza por su evolución constante en el sector energético e industrial.

Todo tratamiento de datos personales que se lleve a cabo por parte del Copower LTDA, sus empleados y, en los que corresponda, por aquellos terceros con los que la compañía recuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad reactividad relacionada con el tratamiento de datos personales de los cuales la compañía es responsable la política también aplicará a terceras personas jurídicas o naturales con quién es la compañía suscriba contratos de transferencia de datos personales con el fin de tales terceros que obligan a cumplir los que les corresponde de mate de materia de protección de datos personales según lo establecido en la política y la legislación aplicable.

En todo Tratamiento realizado por la Compañía, la Compañía, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones ahí contenida. Estos principios son:

  • Autorización previa: Todo Tratamiento se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley, la Compañía buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.
  • Calidad: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la Compañía deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.
  • Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, la Compañía deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia de la Compañía encargada de la protección de Datos Personales. La respuesta a la solicitud deberá otorgarse por el mismo medio o, al menos, por un medio similar al que utilizó el Titular para solicitar información.
  • Temporalidad: La Compañía no usará la información del Titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular al momento de obtener la Autorización.
  • Individualidad: La Compañía mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tenga la calidad de Encargado de las Bases de Datos en las que sea el Responsable.
  • Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.

La Compañía, los Responsables y Encargados Tratarán los Datos Personales únicamente para las finalidades que se señalan a continuación. Asimismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de la Ley o contrato alguno, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

  • Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Compañía.
  • Cumplir con los procesos internos de la Compañía en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • Entregar información a terceros para evaluación y clasificación de proveedores.
  • Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
  • Prestar sus servicios, de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes y/o proveedores de la Compañía.
  • Realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
  • El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la Compañía.
  • Procesos al interior de la Compañía con fines de desarrollo, operación y/o de administración de sistemas.
  • Enviar información y ofertas comerciales.
  • Elaborar estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados por la Compañía.
  • La transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos.
  • Mantener y procesar, por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente, con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
  • La administración del recurso humano de la Compañía, incluyendo pero sin limitarse a la vinculación laboral a la Compañía, procesos de capacitación, realización de evaluación del desempeño, adelantar programas de bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificaciones laborales, suministro de referencias laborales en caso de ser solicitadas, conformar el mapa humano del personal que labora en la Compañía y el pago de nómina, cuando ello aplique.

De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Compañía o los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido Autorizado.
  • Presentar solicitudes ante la Compañía o el Encargado respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que estos le entreguen tal información.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
  • Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de su cédula de ciudadanía por medio virtual o presencial o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

El titular es libre de otorgar sus datos sensibles a la compañía. En este sentido es importante resaltar que con base en la ley el consentimiento y la autorización para el tratamiento de los datos sensibles es completamente facultativo y opcional. La compañía recolecta datos sensibles relacionados con la información médica del personal que pretende vincular. Frente a los clientes la compañía no recolecta ningún dato sensible.

La Compañía ha dispuesto a la Dirección Administrativa, como encargadas de la atención a clientes, proveedores y la atención del personal que directa o indirectamente se encuentre vinculado con la compañía. Estas áreas serán responsables de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas relacionadas con Datos Personales. Algunas de las funciones particulares de estas áreas en relación con Datos Personales son:

  • Recibir las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de sus Datos Personales; solicitudes de conocimiento de sus Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales, en los términos del artículo 15 de la Ley 1581; solicitudes de información sobre el Tratamiento y finalidades dados a sus Datos Personales, y solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
  • Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

8.1 CONSULTAS

La Compañía dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o los representantes de menores de edad Titulares, formulen CONSULTAS respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Compañía. Estos mecanismos pueden ser físicos, como trámite de correspondencia, electrónicos, a través del correo electrónico del área legal, facturación y cartera o recursos humanos de la Compañía, o mediante llamadas telefónicas que se realicen a los encargados de recepcionar las peticiones, quejas y reclamos en cada área según lo descrito en el numeral 8. Cualquiera que sea el medio, la Compañía deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.

  • El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular, su causahabiente, su representante y/o apoderado, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta será enviada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Compañía.
  • En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles siguientes, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta. Para ello, se utilizará el mismo medio o uno similar a aquel mediante el cual fue presentada la consulta.

8.2 RECLAMOS

La Compañía dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderado, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o los representantes de menores de edad Titulares, formulen RECLAMOS respecto de (i) Datos Personales Tratados por la Compañía que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Compañía. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, o electrónicos como correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, la Compañía deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.
El RECLAMO deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderado, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o representantes, así:

  • Deberá dirigirse a COPOWER LTDA en la CARRERA 21 No. 8-10 BUCARAMANGA-Colombia, o por Correo electrónico a: DIRADMINISTRATIVA@COPOWER.COM.CO.
  • Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
  • Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
  • Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
  • Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

Antes de proceder, el responsable de atender el reclamo verificará:

  • La identidad del Titular o su representante. Para ello, puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales o generales, según sea el caso.
  • Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Compañía requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (02) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Compañía no es competente para resolverlo, dará traslado al área legal de la misma.

Esta Política empezará a regir a partir del 04 de Noviembre de 2016 Los Datos Personales que sean Tratados permanecerán en la Base de Datos de la Compañía con base en el principio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la Base de Datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los Datos Personales. En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las finalidades del Tratamiento.